Startet das Dienstprogramm Indexerstellung, in dem Indexdateien für die Suche nach Dokumenten erstellt werden.


Erstellt einen Index für alle Dokumente auf dem angegebenen Laufwerk oder im angegebenen Ordner. Es empfiehlt sich, ein Laufwerk oder einen übergeordneten Ordner festzulegen, anstatt kleinere Indizes für Unterordner zu erstellen.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Ordner, das Laufwerk oder die Netzwerkfreigabe festzulegen, für die ein Index erstellt werden soll.


Klicken Sie auf den zu indizierenden Dokumenttyp. Um für alle Dokumente, einschließlich derjenigen, die nicht in Microsoft Office sondern in einem anderen Programm wie Lotus 1-2-3- oder Word Perfect erstellt wurden, einen Index zu erstellen, klicken Sie auf Alle Dateien.


Aktualisiert einen Index nach dessen Erstellung automatisch alle zwei Stunden.


Erstellt für die zu indizierenden Dateien einen separaten Index mit Eigenschaftswerten, wie z. B. Autor. Dadurch wird die Anzeige in Microsoft Outlook und bei der Web-Suche beschleunigt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigenschaftenanzeige beschleunigen, um die Größe der Indexdatei zu reduzieren.


Schließt zusätzliche Informationen im Index ein, um Suchläufe zu beschleunigen, bei denen im Feld Text oder Eigenschaft im Dialogfeld Öffnen (Menü Datei) einen Ausdruck in Anführungszeichen (" ") eingegeben wurde oder bei denen im Dialogfeld Weitere Suche Texteigenschaften mit Bedingungen wie "enthält Ausdruck" oder "enthält nahe zusammen" ausgewählt wurden. Mit dieser Option wird der erstellte Index von 5 Prozent auf 30 Prozent der Größe der indizierten Dokumente vergrößert.


Schließt Zusatzinformationen in den Index ein, der bei der Web-Suche verwendet wird, um Dokumente nach Relevanz zu sortieren. Relevanzinformationen werden im Dialogfeld Öffnen (Menü Datei) und in Outlook nicht verwendet.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ordner für die Web-Suche hinzuzufügen oder dem Index einen langen Namen bzw. eine HTTP-Adresse zu geben.


Legen Sie die Ordner und Dokumenttypen fest, für die ein Index erstellt werden soll.


Speichert alle vorgenommenen Änderungen und schließt dann das Dialogfeld.


Die Schaltfläche Abbrechen schließt das Dialogfeld, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern. Die Schaltfläche Schließen schließt das Dialogfeld und behält die vorgenommenen Änderungen bei.


Klicken Sie auf das Laufwerk oder den Ordner mit den Dokumenten, für die der Index gelöscht werden soll, oder klicken Sie auf Durchsuchen. Der Index wird entfernt, nicht jedoch die zugehörigen Dokumente.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um nach dem Ordner, dem Laufwerk oder der Netzwerkfreigabe mit den Dokumenten zu suchen, deren Index gelöscht werden soll. Sie können lediglich die Speicherorte auswählen, für die bereits ein Index erstellt wurde.


Gibt an, ob dem Index zusätzliche Details für die Wortsuche hinzugefügt wurden.


Gibt die im ausgewählten Index enthaltenen Dokumenttypen an.


Enthält Informationen zum Index.


Gibt an, ob indizierte Dateien über einen separaten Index mit Eigenschaftswerten verfügen.


Gibt an, ob dem Index zusätzliche Informationen hinzugefügt wurden, damit während eines Suchlaufs Ausdrücke erkannt werden.


Gibt an, ob dem Index Relevanzinformationen für Web-Dokumente hinzugefügt wurde.


Legt die Ordner sowie die Dokumenttypen für den Index fest.


Zeigt Informationen zum erstellten Index des Speicherortes an, der im vorherigen Dialogfeld festgelegt wurde.


Gibt das Datum und die Uhrzeit der Indexerstellung an.


Gibt das Datum und die Uhrzeit der letzten Indexaktualisierung an.


Gibt die Anzahl der Dokumente an, für die ein Index erstellt wurde.


Gibt die Größe der Indexdatei an.


Zeigt an, ob für den Index die Option Eigenschaftenanzeige beschleunigen ausgewählt ist.


Zeigt an, ob für den Index die Option Wortsuche beschleunigen ausgewählt ist.


Zeigt an, ob die Option Relevanzinformationen einbeziehen ausgewählt ist.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die indizierten Web-Ordner und -Dokumente anzuzeigen.


Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die bis zur nächsten Indexaktualisierung vergehen sollen. Bei der Eingabe von 0 (Null) wird die Indexaktualisierung sofort nach Abschluß der vorherigen Aktualisierungsphase fortgesetzt.


Zeigt das Laufwerk bzw. den Ordner an, für den ein Index erstellt wurde. Klicken Sie auf das Laufwerk bzw. den Ordner, der aktualisiert werden soll, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen anderen Speicherort anzugeben.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Liste der zu aktualisierenden Ordner, Laufwerke oder Netzwerkfreigaben anzuzeigen. Es können lediglich die Speicherorte ausgewählt werden, für die bereits ein Index erstellt wurde.


Aktualisiert einen Index automatisch.


Zeigt Informationen zum erstellten Index des im Feld In und untergeordnet ausgewählten Laufwerkes oder Ordners an, wie z. B. das Datum der letzten Aktualisierung, die Anzahl der indizierten Dokumente und die Größe des Indexes.


Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die indizierten Web-Dokumente und -Ordner anzuzeigen.


Zeigt die Dokumenttypen an, für die ein Index erstellt wurde.


Wählen Sie die zu aktualisierenden Ordner aus.


Zeigt die Ordner im Index an, die für die Web-Suche verfügbar sind.


Fügt dem Index den Ordner im Feld Ordner hinzu.


Entfernt die im Feld Diese Ordner für Web-Suche indizieren markierten Ordner.


Geben Sie den Ordnerpfad ein, für den ein Index erstellt werden soll.


Zeigt eine Liste mit Ordnern an, für die ein Index erstellt werden kann.


Der HTTP-Pfad (Hypertext Transfer Protocol) zum Ordner im Internet, z. B. http://meinedokumente.


Geben Sie einen langen Dateinamen für den Index ein. Dieser Name kann als Marke auf der Seite Query.htm verwendet werden, um den Index für die Web-Suche auszuwählen.


Wissenswertes über die Indexerstellung

Mit Hilfe der Indexerstellung werden Indizes erzeugt, um in Microsoft Office-Programmen und in Microsoft Outlook die im Dialogfeld Öffnen durchgeführte Suche nach Dokumenten zu beschleunigen. Mit Hilfe der Indexerstellung verfaßte Indizes, die sich auf einem Microsoft Windows NT-Server befinden, können auch von Office WebSearch verwendet werden. Wurde die Indexerstellung mit Office installiert, wird für alle Office-Dokumente auf jedem lokalen Laufwerk des Computers automatisch ein Index erstellt. Dokumente auf Wechsellaufwerken oder schreibgeschützten Medien, z. B. CD-ROMs, werden nicht indiziert. Da ein Index automatisch aktualisiert wird, können Sie jederzeit die Vorteile dieser schnellen Suchmethode nutzen.

Soll ein Index für einen Netzwerk-Ordner erstellt oder ein bestehender Index geändert werden, doppelklicken Sie in der Windows-Systemsteuerung auf das Symbol Indexerstellung  [image]. Es werden Informationen zu jedem Indizierungsvorgang angezeigt, einschließlich Laufwerk, Netzwerkfreigabe und Ordner der indizierten Dokumente sowie das Datum der letzten Indexaktualisierung. Um weitere Einzelheiten zu einen erstellten Index anzuzeigen, z. B. die Anzahl der indizierten Dokumente oder die Größe des Indexes, klicken Sie im Dialogfeld Index aktualisieren (Menü Index) auf Information.


Anzeigen eines Berichtes über Indizierungsvorgänge

1	Klicken Sie im Menü Index auf Index-Bericht anzeigen.

2	Um die aktuellsten Indizierungsvorgänge anzuzeigen, führen Sie einen Bildlauf zum Ende des Berichtes durch.

3	Um zum Dialogfeld Indexerstellung zurückzukehren, klicken Sie im Menü Datei auf Beenden.

Anmerkung   Die ältesten Informationen im Bericht werden automatisch gelöscht, sobald die Berichtsdatei eine Größe von 24 KB erreicht hat.


Abbrechen von Indizierungsvorgängen

1	Klicken Sie in der Spalte Index für Dokumente in und unter auf den Pfad für den Indizierungsvorgang (Spalte Status), der abgebrochen werden soll.

2	Klicken Sie im Menü Index auf Ausgewählten Vorgang abbrechen.

Anmerkung   Wird einer der Indizierungsvorgänge Erstellt jetzt, Erstellung angehalten oder Erstellt bald abgebrochen, wird der Index gelöscht bzw. nicht erstellt. Wird der Vorgang Aktualisiert jetzt abgebrochen, wird die Aktualisierung abgebrochen und der Vorgang von der automatischen Aktualisierung ausgeschlossen. Der Indizierungsvorgang für diesen Index wird nicht länger im Dialogfeld Indexerstellung angezeigt, obwohl der Index noch besteht.


Vorübergehendes Anhalten von Indizierungsvorgängen

•	Um die Erstellung und Aktualisierung von Indizes vorübergehend anzuhalten, klicken Sie um Menü Index auf Indizierung anhalten.

Tip   Um die Indizierung im Hintergrund während der aktuellen Sitzung neu zu starten, klicken Sie im Menü Index erneut auf Indizierung anhalten. Bei einem Neustart des Computers wird die Indexerstellung automatisch neu gestartet.


Erstellen eines Indexes

1	Klicken Sie im Menü Index auf Index erstellen.

2	Geben Sie im Feld In und untergeordnet den Pfad zu den Dokumenten ein, die indiziert werden sollen, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den gewünschten Ordner bzw. die gewünschte Netzwerkfreigabe anzugeben.

3	Klicken Sie im Feld Typ auf den Dokumenttyp, der indiziert werden soll.

Anmerkungen

•	In einem bereits indizierten Ordner kann kein Index erstellt werden. Für jeden Ordner kann nur ein Index erstellt werden.

•	Bei mit Akkus betriebenen Computern werden Indizes erst bei Anschluß an eine Stromquelle erstellt oder aktualisiert. Dadurch werden die Akkus von Laptop-Computern geschont.

Tips

•	Wenn Sie bei der Erstellung eines Indexes im Feld Typ auf MS Office und Web-Dokumente klicken, umfaßt der Index Dateien, die in einem beliebigen Microsoft Office-Programm (einschließlich Microsoft Project) erstellt wurden, sowie Text-, HTML- und RTF-Dateien. Klicken Sie nur dann auf Alle Dateien, wenn Sie häufig nach Dateien suchen, für die in der Liste kein Eintrag besteht. In der Regel ist ein Index, der alle Dateien umfaßt, wesentlich umfangreicher als ein Index, der nur Microsoft Office-Dokumente enthält.

•	Es empfiehlt sich, einen Index für ein ganzes Laufwerk oder einen übergeordneten Ordner zu erzeugen, anstatt kleinere Indizes für Unterordner zu erstellen.


Aktualisieren eines Indexes

1	Klicken Sie im Menü Index auf Index aktualisieren.

2	Klicken Sie im Feld In und untergeordnet auf den Pfad für die Dokumente, deren Index aktualisiert werden soll.

Um einen Index zu aktualisieren, der nicht in der Liste aufgeführt wird, klicken Sie auf Durchsuchen. Sie können alle bei der Erstellung eines Indexes angegebenen Ordner, Laufwerke oder Netzwerkfreigaben auswählen, solange Sie über eine Schreibberechtigung für die Netzwerkfreigabe verfügen.

Anmerkungen

•	Bei aktiviertem Kontrollkästchen Automatische Aktualisierung fortsetzen werden Indizes automatisch aktualisiert.

•	Bei mit Akkus betriebenen Computern werden Indizes erst bei Anschluß an eine Stromquelle erstellt oder aktualisiert. Dadurch werden die Akkus von Laptop-Computern geschont.


Ändern des Speicherortes oder Typs einer indizierten Datei

Um den indizierten Dateityp zu ändern oder Dokumente in einem über- bzw. untergeordneten Ordner des indizierten Ordners zu indizieren, muß der ursprüngliche Index gelöscht und anschließend ein neuer erstellt werden.

1	Löschen Sie den zu ändernden Index.

Wie wird's gemacht?

2	Erstellen Sie einen neuen Index.

Wie wird's gemacht?


Löschen eines Indexes

1	Klicken Sie im Menü Index auf Index löschen.

2	Klicken Sie im Feld In und untergeordnet auf den Speicherort des zu löschenden Indexes.

Um einen Index zu löschen, der in der Liste nicht aufgeführt wird, klicken Sie auf Durchsuchen. Sie können alle bei der Erstellung eines Indexes angegebenen Ordner, Laufwerke oder Netzwerkfreigaben auswählen, solange Sie über eine Schreibberechtigung für die Netzwerkfreigabe verfügen.


Ändern des Intervalls für die automatische Aktualisierung von Indizes

1	Klicken Sie im Menü Index auf Aktualisierungsintervall.

2	Geben Sie das neue Intervall ein.

Anmerkung   Eine Änderung des Intervalls für die automatische Aktualisierung wirkt sich auf alle erstellten Indizes aus.

Tip   Um den Index fortwährend zu aktualisieren, geben Sie 0 (Null) ein.


Anzeigen von Indexinformationen

1	Klicken Sie im Menü Index auf Index aktualisieren.

2	Klicken Sie im Feld In und untergeordnet auf den gewünschten Index und dann auf Information.


Indizierungsvorgang

Ein von der Indexerstellung durchgeführter Vorgang, wie z. B. Erstellen eines Indexes oder Löschen bzw. Aktualisieren eines vorhandenen Indexes. Indizierungsvorgänge werden in der Spalte Status angezeigt. Verwenden Sie die Befehle im Menü Index, um einen Indizierungsvorgang durchzuführen.


Indizierung im Hintergrund

Die Indexerstellung erstellt und aktualisiert Indizes, während Sie in anderen Programmen arbeiten. Standardmäßig werden Indizes alle 2 Stunden automatisch aktualisiert.


Element

Ein Element ist der grundlegende Aufbewahrungsort von Daten in Outlook (vergleichbar mit einer Datei in anderen Programmen). Elemente umfassen E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge und Notizen.


HTML (Hypertext Markup Language)

Hypertext Markup Language oder HTML ist ein System zum Codieren oder Markieren eines Dokumentes, so daß es im World Wide Web veröffentlicht werden kann. Im HTML-Format erstellte Dokumente enthalten Referenzgrafiken und Formatierungsmarken. Verwenden Sie einen Web-Browser (z. B. den Microsoft Internet Explorer), um diese Dokumente anzuzeigen.