Anpassen einer vordefinierten Vorlage

Bevor Sie eine vordefinierte Tabelle ausfüllen, geben Sie den Namen Ihrer Firma, Ihre Adresse und andere Informationen ein, die auf jeder neuen Rechnung, Bestellung oder Reisekostenabrechnung angezeigt werden soll. Nach dem Speichern einer angepaßten Tabellenvorlage, können Sie und andere Personen neue leere Tabellenvorlagen ausfüllen, indem Sie im Menü Datei auf Neu klicken und dann auf die angepaßte Vorlage doppelklicken.

1	Klicken Sie im Menü Datei auf Neu, klicken Sie auf die Registerkarte Tabellenvorlagen und dann auf die gewünschte Vorlage.

2	Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen in der oberen rechten Ecke der Tabellenvorlage, und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Wenn Sie im Bereich Formatierung der Formulare kein Logo einfügen, wird der Platzhalter für das Logo beim Drucken des Formulars nicht mitgedruckt.

3	Wenn die Vorlage von mehreren Personen verwendet wird und jedes Formular automatisch numeriert werden soll, können Sie für die Zählerdatei, mit der die Numerierung zugewiesen wird, einen Speicherort im Netzwerk angeben.

Wie wird's gemacht?

Für die Vorlage Reisekostenabrechnung können Sie Listen erstellen mit Standardinformationen für Mitarbeiter, aus denen die Benutzer beim Ausfüllen des Formulars Einträge auswählen können.

Wie wird's gemacht?

4	Klicken Sie nach dem Eingeben der Informationen auf die Schaltfläche Blatt schützen/speichern, klicken Sie auf Sperren und Vorlage speichern und dann auf OK.

5	Geben Sie im Dialogfeld Vorlage speichern im Feld Dateiname einen Namen für die angepaßte Vorlage ein.

6	Stellen Sie sicher, daß als Dateityp Vorlagen ausgewählt ist.

7	Klicken Sie auf Speichern.

8	Klicken Sie im Menü Datei auf Schließen.

Tips

•	Microsoft Excel speichert die angepaßte Vorlage im Vorlagenordner im Microsoft Office- oder im Microsoft Excel-Ordner. Die Vorlage wird im Dialogfeld Neu (Menü Datei) aufgelistet. Wenn die Vorlage in einer anderen Registerkarte angezeigt werden soll, speichern Sie die Vorlage in einem Unterordner des Vorlagenordners.

•	Um an einer Tabellenvorlage zusätzliche Änderungen vorzunehmen, verwenden Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen, um die Vorlage zu öffnen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Tabellenvorlage auf Anpassen und dann auf die Schaltfläche Blattschutz aufheben.

•	Wenn andere Benutzer die Tabelle auf ihren jeweiligen Computern ausfüllen möchten, müssen sie zunächst in Microsoft Excel das Add-In Vorlagen-Zubehör installieren und laden. Informationen zum Installieren von Add-Ins erhalten Sie in der Hilfe zu Microsoft Excel.

•	Wenn Sie Microsoft Windows 95 oder Windows NT 4.0 oder höher verwenden, können Sie anderen Personen eine angepaßte Tabellenvorlage im Netzwerk zur Verfügung stellen. Legen Sie die Vorlage in einem Ordner an einem Speicherort im Netzwerk ab, der allen zuständigen Benutzern zugänglich ist. Erstellen Sie dann eine Verknüpfung zu dem Ordner oder zu der Vorlage, die die Benutzer in dem Vorlagenordner ablegen.


Verwenden der mit den Vorlagen ausgelieferten Vorlagen-Assistent-Datenbanken

Beim Erstellen einer neuen Tabelle auf der Grundlage einer der vordefinierten Tabellenvorlagen können Sie die in die Tabelle eingegebenen Informationen in einer besonderen Archivierungsdatenbank speichern, die mit jeder Vorlage zur Verfügung gestellt wird. Bei den Datenbanken handelt es sich um Microsoft Excel-Arbeitsmappen, die mit den Zellen der Tabelle verknüpft sind, die die eingegebenen Daten enthalten.

Um die Datenbanken verwenden zu können, muß das Add-In Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung installiert und geladen sein. Wenn der Vorlagen-Assistent zwar installiert wurde, im Menü Daten der Befehl Vorlagen-Assistent jedoch nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Extras auf Add-In-Manager, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung. Informationen zum Installieren von Add-Ins erhalten Sie in der Hilfe zu Microsoft Excel.

Um die in einer Tabelle eingegebenen Informationen in die dazugehörige Datenbank einzufügen, speichern Sie die ausgefüllte Tabelle, oder klicken Sie auf der mit jeder Tabelle angezeigten Symbolleiste auf die Schaltfläche Einträge in der Datenbank speichern. Sie können die Informationen der Datenbank hinzufügen, die mit jeder vordefinierten Vorlage zur Verfügung steht, oder Sie können für die Verwendung mit einer Vorlage eine neue Datenbank erstellen. Die mitgelieferten Datenbankdateien, mit dem Namen Rkostdb.xls, Bstelldb.xls und Rechngdb.xls, müssen im Office-Ordner im Makro-Ordner gespeichert werden.

Verwenden Sie den Vorlagen-Assistenten, um eine neue Datenbank zu erstellen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen möchten:

•	Ändern des Namens der Datenbank

•	Speichern der Datenbank in einem Netzwerk oder an einem anderen Speicherort als dem Library-Ordner auf dem Computer.

•	Einfügen von in verschiedenen Zellen der Tabelle eingegebenen Informationen in die Datenbank

•	Archivieren der Daten in einer Microsoft Access-, Microsoft FoxPro-, dBASE- oder Paradox-Datenbank

Um eine neue Datenbank zu erstellen, wechseln Sie zu dem Tabellenblatt, d. h. zu der Rechnung, der Reisekostenabrechnung oder der Bestellung, in dem die Daten enthalten sind, die in die Datenbank kopiert werden sollen. Klicken Sie auf der Vorlagen-Symbolleiste auf Einträge in der Datenbank speichern und dann auf Erstellen einer neuen AutoVorlage.


Hinzufügen von Angestellten-Informationen zu einer Datenbank

Benutzer, die eine Reisekostenabrechnung ausfüllen, können aus einer Liste Standardinformationen für Mitarbeiter auswählen anstelle die Daten in die Tabelle einzugeben. Um über diese Funktion verfügen zu können, müssen Sie die Daten zunächst in eine Datenbankdatei eingeben, die von der Vorlage Reisekostenabrechnung verwendet wird. Wenn Sie in der Vorlage Reisekostenabrechnung das Tabellenblatt Anpassen der Abrechnung ausfüllen, stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen Mitarbeiterauswahl aktivieren aktiviert ist.

1	Schließen Sie alle vordefinierten Vorlagen oder Tabellen, die auf einer vordefinierten Vorlage basieren.

2	Öffnen Sie in Microsoft Excel die Arbeitsmappe Allgem.xls, die sich im Office-Ordner im Ordner Makro befindet.

3	Füllen Sie die Tabellen im Tabellenblatt Mitarbeiter-Info aus.

Die Beispieldaten können gelöscht werden.

4	Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Schließen.

Anmerkung   Um diese Funktion der Vorlage zu verwenden, muß das Add-In Vorlagen-Zubehör geladen sein. Klicken Sie im Menü Extras auf Add-In-Manager, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorlagen-Zubehör.


Wissenswertes über das Numerieren von Rechnungen, Bestellungen und Ausgabenaufstellungen

Sie können automatische, fortlaufende Protokolliernumerierungen hinzufügen, wenn Sie eine Maske, die auf angepaßten Reistekostenabrechnungs-, Rechnungs- oder Bestellungsvorlagen basiert, ausfüllen. Microsoft Excel bietet für jede Tabellenvorlage eine eigene Numerierungsfolge. Die Numerierung wird jedes Mal angepaßt, wenn einer neuen, auf einer Vorlage basierenden Maske eine automatische Numerierung hinzugefügt wird.

Wenn andere Personen eine Maske über ein Netzwerk verwenden, können Sie für eine Zählerdatei einen Netzwerk-Speicherort oder einen gemeinsam genutzten Ordner festlegen, während Sie die Vorlage anpassen. Geben Sie im Tabellenblatt Anpassen der Vorlagentyp im Feld Pfad der Zählerdatei eine UNC-Adresse (universal naming convention) ein, geben Sie jedoch keinen Dateinamen in die Adresse ein. Geben Sie z. B. ein:
\\UnserServer\UnsereFreigabe\VorlagenOrdner

Wenn Sie für die Zählerdatei entweder im Netzwerk oder auf dem Computer einen Speicherort angeben, können Sie den Beginn der Numerierung ändern bzw. zurücksetzen, indem Sie Editor, Word oder einen anderen Text-Editor zum Bearbeiten der Zählerdatei verwenden. Die Zählerdatei ist eine Textdatei, die denselben Namen hat wie die Vorlage. Die Numerierung muß mit einer Zahl größer als Null beginnen. Wenn Sie keinen Speicherort angeben, behält Microsoft Excel die Numerierung intern bei.

Um diese Funktion der Tabellenvorlagen verwenden zu können, muß jeder Benutzer das Add-In Vorlagen-Zubehör laden. Um das Add-In zu laden, klicken Sie im Menü Extras auf Add-In-Manager, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Vorlagen-Zubehör.


Vorlagen-Symbolleiste

Auf Bildschirmgröße verkleinern / zurück

Zeigt die gesamte Tabelle in verkleinerter Form an bzw. stellt die ursprüngliche Größe der Vorlage wieder her.

Kommentare verbergen / anzeigen

Verbirgt Kommentare bzw. zeigt Kommentare an, die Ihnen beim Ausfüllen einer Zelle behilflich sind. Wenn Kommentare angezeigt werden, wird in der oberen rechten Ecke einer Zelle ein kleines rotes Dreieck angezeigt, um darauf hinzuweisen, daß für diese Zelle ein Kommentar zur Verfügung steht. Verweilen Sie mit dem Mauszeiger über einer Zelle, um den dazugehörigen Kommentar anzuzeigen. Werden keine Hinweise auf einen Kommentar angezeigt, stellen Sie sicher, daß diese Schaltfläche nicht aktiviert ist.

Kommentar erstellen

Fügt der Zelle in einer Vorlage einen Kommentar hinzu.

Hilfe zur Vorlage

Zeigt Hilfe zum Ausfüllen der aktuellen Tabelle an.

Beispiel anzeigen / entfernen

Gibt Beispielinformationen in Zellen ein, die anzeigen, wie das Tabellenblatt verwendet werden kann. Klicken Sie noch einmal auf diese Schaltfläche, um das Beispiel zu entfernen.

Nummer zuordnen

Weist jeder neuen Ausfertigung einer Tabelle eine fortlaufende Numerierung zu.

Einträge in der Datenbank speichern

Bietet die Möglichkeit, die in die Tabelle eingegebenen Daten in einen neuen Datensatz der aktuell mit der Vorlage verbundenen Datenbank zu kopieren oder eine neue Datenbank zu erstellen. Erstellen Sie eine neue Datenbank, wenn Sie Werte aus verschiedenen Zellen der Tabelle in die Datenbank kopieren, eine andere Datenbank verwenden oder die Datenbank an einem Netzwerkspeicherort speichern möchten.


Ausfüllen eines Rechnungsformulars

Mit Hilfe der Maske Rechnung werden Rechnungen protokolliert, die Sie an Kunden senden. Bevor Sie das Tabellenblatt Rechnung ausfüllen, geben Sie im Tabellenblatt Anpassen der Rechnung, den Namen Ihrer Firma, die Adresse, Informationen zu Steuersätzen und die Versandkosten ein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Anmerkung   In Microsoft Excel muß das Add-In Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung installiert und geladen sein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

1	Geben Sie im Tabellenblatt Rechnung die Kundendaten, die zu berechnenden Produkte oder Dienstleistungen und die Zahlungsbedingungen ein.

2	Um der Tabelle eine automatische Numerierung hinzuzufügen, klicken Sie auf der Rechnung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Nummer zuordnen.

Um der Rechnung eine eigene Nummer zuzuweisen, geben Sie die Nummer in die Zelle rechts neben Laufende Nr.: ein.

3	Um einen Datensatz der Rechnung zu erstellen, speichern Sie die ausgefüllte Rechnung, oder klicken Sie auf der Rechnung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Einträge in der Datenbank speichern.

Weitere Informationen zum Ausfüllen der Tabelle erhalten Sie, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Zellen mit kleinen roten Dreiecken verweilen. Informationen zur Rechnung-Symbolleiste erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Tip   Um eine Maske zu drucken, klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken. Der Druckbereich wird automatisch korrekt eingestellt.


Ausfüllen eines Bestellungs-Formulars

Mit Hilfe der Maske Bestellung werden Aufträge an Lieferanten protokolliert. Bevor Sie das Tabellenblatt Bestellung ausfüllen, geben Sie im Tabellenblatt Anpassen der Bestellung den Namen Ihrer Firma, die Adresse, Informationen zu Steuersätzen und die Versandkosten ein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken. Mit Hilfe der Maske Rechnung werden Rechnungen protokolliert, die Sie an Kunden senden.

Bevor Sie das Tabellenblatt Rechnung ausfüllen, geben Sie im Tabellenblatt Anpassen der Rechnung, den Namen Ihrer Firma, die Adresse, Informationen zu Steuerabgaben und die Versandkosten ein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Anmerkung   In Microsoft Excel muß das Add-In Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung installiert und geladen sein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

1	Geben Sie im Tabellenblatt Bestellung Einzelheiten sowohl zum Lieferanten und den bestellten Produkten und den Dienstleistungen als auch zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen ein.

2	Um der Tabelle eine automatische Numerierung hinzuzufügen, klicken Sie auf der Bestellung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Nummer zuordnen.

Um der Bestellung eine eigene Nummer zuzuweisen, geben Sie die Nummer in die Zelle rechts neben Bestellung Nr.: ein.

3	Um die in der Tabelle eingegebenen Daten einem neuen Datensatz in der dazugehörigen Datenbank hinzuzufügen, speichern Sie die ausgefüllte Bestellung, oder klicken Sie auf der Bestellung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Einträge in der Datenbank speichern.

Weitere Informationen zum Ausfüllen der Tabelle erhalten Sie, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Zellen mit kleinen roten Dreiecken verweilen. Informationen zur Bestellung-Symbolleiste erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Tip   Um eine Maske zu drucken, klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken. Der Druckbereich wird automatisch korrekt eingestellt.


Ausfüllen eines Ausgaben-Aufstellungsformulars

Mit Hilfe der Maske Reisekostenabrechnung werden Ausgaben protokolliert, die bei für die Arbeit notwendigen Reisen anfallen. Bevor Sie das Tabellenblatt Reisekostenabrechnung verwenden, geben Sie im Tabellenblatt Anpassen der Abrechnung Daten zu Ihrer Firma und weitere Einzelheiten, z. B. Kilometergeld, ein. Sie können die Vorlage so einstellen, daß die Benutzer problemlos Mitarbeiterinformationen eingeben können, und Sie können automatische Numerierungen einfügen. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Anmerkung   In Microsoft Excel muß das Add-In Vorlagen-Assistent mit Datenarchivierung installiert und geladen sein. Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

1	Geben Sie im Tabellenblatt Reisekostenabrechnung die Mitarbeiterinformationen ein.

2	Geben Sie die in einem bestimmten Zeitraum entstandenen Kosten ein.

3	Geben Sie die für diesen Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen ein.

4	Um der Tabelle eine automatische Numerierung hinzuzufügen, klicken Sie auf der Reisekosten-Symbolleiste auf die Schaltfläche Nummer zuordnen.

Um der Reisekostenabrechnung eine eigene Nummer zuzuweisen, geben Sie die Nummer in die Zelle rechts neben Abrechnung Nr.: ein,

5	Um die in der Tabelle eingegebenen Daten einem neuen Datensatz in der dazugehörigen Datenbank hinzuzufügen, speichern Sie die ausgefüllte Abrechnung, oder klicken Sie auf der Reisekosten-Symbolleiste auf die Schaltfläche Einträge in der Datenbank speichern.

Weitere Informationen zum Ausfüllen der Tabelle erhalten Sie, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Zellen mit kleinen roten Dreiecken verweilen. Informationen zur Reisekosten-Symbolleiste erhalten Sie, indem Sie auf  [image]  klicken.

Tip   Um eine Maske zu drucken, klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken. Der Druckbereich wird automatisch korrekt eingestellt.